AI mengubah cara penulisan tender, namun tidak mengubah cara evaluasinya di Irlandia. Kesenjangan tersebut menjadi masalah, kata pendiri BidReview.ai Tony Corrigan.
Sampai saat ini, tantangan terbesar dalam pengadaan publik adalah membuat UKM bersaing. Proses pengajuannya sangat menyiksa, tingkat keberhasilannya rendah, dan sebagian besar pemilik bisnis hanya melihat sekilas prosesnya dan memutuskan bahwa waktu mereka lebih baik dihabiskan di tempat lain. Saya menghabiskan waktu puluhan tahun untuk mencoba menyederhanakan alur kerja, namun hal itu tidak benar-benar mengubah apa pun.
Kemudian AI hadir, dan segalanya berubah.
Pada tahun 2024 dan 2025, perusahaan-perusahaan yang belum pernah melakukan tender mulai memasukkan jaminan penjualan ke ChatGPT dan meneruskan hasilnya ke dalam pengajuan. Saat ini, penawar dapat memilih dari lusinan platform proposal bertenaga AI yang akan menghasilkan respons penuh dari masukan yang paling sedikit.
Saya mengevaluasi tender untuk mencari nafkah, dan dari sisi pembeli, volumenya melonjak. Kompetisi yang menarik tiga atau empat tawaran pada tahun 2023 kini menarik 12 atau 15. Dalam sebuah evaluasi baru-baru ini yang saya ikuti, sekitar 30 persen kiriman seluruhnya dihasilkan oleh AI, 40 persen lainnya sebagian besar dihasilkan oleh AI, dan hanya 30 persen terakhir yang ditulis secara bermakna oleh manusia.
Kekhawatiran pembeli
Pembeli sudah mulai memperhatikan. Ada dua hal yang membuat mereka khawatir.
Yang pertama adalah apa yang terjadi pada dokumen RFP mereka setelah pemasok memasukkannya ke dalam model AI multi-penyewa yang tidak mereka kendalikan. Klausul yang membatasi penggunaan AI dalam persiapan proposal kini muncul di lebih banyak RFP. Secara teori, pemasok tidak dikenakan sanksi karena mengumumkannya. Dalam praktiknya, salinan yang dihasilkan AI memiliki sidik jari, dan saya yakin beberapa evaluator akan bersikap lebih skeptis terhadap klaim dalam pengajuan yang jelas-jelas dilakukan oleh ChatGPT secara menyeluruh sehingga mereka bahkan tidak perlu mengevaluasi proposal tersebut.
Kekhawatiran kedua dan yang lebih serius adalah apa yang disampaikan oleh AI tidak pernah benar. Istilah sopannya adalah halusinasi. Dalam konteks pengadaan, kata tersebut terlalu lembut. Apa yang sebenarnya terjadi adalah pemasok yang memiliki kesenjangan nyata dalam hal pengalaman, kemampuan, atau sumber daya akan ditutupi oleh model yang dilatih untuk menghasilkan respons yang masuk akal. Tawarannya terbaca dengan baik. Bisnis di baliknya mungkin tidak dapat memberikan hasil. Dalam kasus terbaik, pembeli membuang-buang waktu untuk mengevaluasi proposal yang tidak pernah diajukan. Dalam kasus terburuk, mereka memberikan kontrak kepada pemasok yang tidak dapat memenuhinya.
Sisi penawaran pasar telah berubah. Sisi evaluasi belum bergerak. Setiap tender yang saya evaluasi tahun ini telah dibaca, dinilai, dan diperdebatkan oleh manusia, duduk di dalam ruangan atau dalam panggilan telepon, bekerja baris demi baris. Belum ada alat evaluasi AI yang diadopsi secara luas, dan saya tidak mengharapkannya dalam waktu dekat. Jika pembeli menyerahkan penilaian mereka kepada suatu model dan pemasok yang kalah mengetahuinya, dampaknya akan sangat parah. Kecenderungan AI yang terkenal untuk menghasilkan jawaban yang menyenangkan adalah fitur ketika Anda sedang menyusun salinan penjualan dan bug yang sangat buruk ketika Anda memutuskan siapa yang mendapat kontrak €250.000.
Jadi, kita kini mempunyai pasar yang tidak membutuhkan waktu lama untuk menghasilkan penawaran yang terlihat kredibel, dan memerlukan waktu yang sama lamanya untuk mengevaluasi penawaran dengan benar. Volumenya meningkat empat kali lipat. Memang benar, ada kecenderungan di kalangan evaluator untuk mendiskualifikasi penawaran berdasarkan kriteria kualifikasi dan kontrak preseden. Dan pertahanan terbaik pembeli terhadap banyaknya pengajuan yang umum, masuk akal, dan dapat dipertukarkan adalah satu hal yang telah menjadi fitur pengadaan publik selama saya bekerja di dalamnya: mundur ke pemasok yang sudah mereka kenal.
Pengiriman sebelumnya menang
Kurang dari 3.000 perusahaan telah mencatat kemenangan kontrak sektor publik di pulau ini dalam dua tahun terakhir. Jumlah tersebut hanya sebagian kecil dari perusahaan yang benar-benar mampu memberikan hasil. Panel evaluasi menilai bukti penyerahan di masa lalu, dan penyerahan di masa lalu hampir selalu berarti penyerahan di masa lalu bagi orang lain. Konsekuensinya, seiring berjalannya waktu, adalah konsentrasi rantai pasokan; pembeli akhirnya bergantung pada sekelompok kecil pemasok yang sudah mapan, kekuatan penetapan harga berubah, fleksibilitas berkurang, dan ketika gangguan terjadi, tidak ada hubungan alternatif yang berkembang dengan baik untuk dijadikan sandaran.
Kehadiran AI tidak mematahkan pola ini. Hal ini telah memperkuatnya. Ketika seorang evaluator dihadapkan pada 15 pengajuan, beberapa di antaranya terlihat seperti template dan tidak dapat dibedakan satu sama lain, maka respons rasionalnya adalah dengan memberikan bobot yang lebih berat pada pemasok yang dikenal.
Tidak ada satupun yang menentang AI dalam tender. Draf pertama proposal modern hampir pasti ditulis dengan bantuan AI; siapa pun yang berkompetisi tanpanya sekarang berada pada posisi yang sangat dirugikan. Namun kesenjangan kualitas antara ‘AI menulis jawaban yang komprehensif’ dan ‘ini adalah tawaran yang benar-benar akan menang’ adalah keseluruhannya, dan tidak ada alat yang ada saat ini yang dapat menutup kesenjangan tersebut.
Di pasar yang bernilai €22 miliar di pulau ini, di mana satu dari empat kompetisi masih hanya menarik satu tawaran atau tidak sama sekali, masalahnya bukan kita memerlukan lebih banyak proposal. Kita perlu cara untuk mengetahui mana yang bagus. Hingga pihak evaluasi bisa mengejar ketertinggalan dari sisi penyusunan, maka asimetri tersebut akan semakin melebar, dan perusahaan yang sudah diuntungkan akan terus memperluasnya.
Tony Corrigan adalah pendiri BidReview.ai, sebuah platform bertenaga AI yang secara independen menilai pengajuan tender berdasarkan kriteria penilai sendiri. Dia sebelumnya mendirikan TenderScout, memulai karirnya di IBM.