Penelitian baru dari Origina menunjukkan bahwa perusahaan mungkin secara tidak sadar menyalahgunakan anggaran mereka ketika melakukan peningkatan teknologi.
Dalam dunia teknologi, segala sesuatu pada akhirnya akan rusak, artinya perbaikan, pemeliharaan, dan kadang-kadang bahkan perombakan sistem secara menyeluruh diperlukan. Namun, mengetahui kapan suatu teknologi perlu ditingkatkan bisa jadi rumit, terutama jika teknologi tersebut relatif baru, atau jika metrik digunakan untuk mengukur kinerjanya.
Untuk ‘Pajak Perangkat Lunak: Berapa biayanya dan siapa yang diuntungkan?’ Dalam laporannya, perusahaan TI dan perangkat lunak yang berbasis di Dublin, Origina, bekerja sama dengan Thinkers50, menugaskan Censuswide untuk mensurvei 2.018 CIO dan pengambil keputusan TI senior.
Pengambil keputusan yang berkontribusi berada pada level direktur atau lebih tinggi dengan kepemilikan atau pengaruh langsung terhadap anggaran dan pembaruan perangkat lunak perusahaan. Mereka dipekerjakan di organisasi dengan pendapatan tahunan minimal $1 miliar, atau dengan 10.000 atau lebih karyawan global.
Peserta survei berasal dari Inggris dan Amerika Serikat, yang mencakup lima sektor: jasa keuangan, asuransi, telekomunikasi, sektor publik, dan ritel.
Apa yang ditemukan dalam penelitian ini adalah bahwa pada dasarnya terdapat ‘pajak perangkat lunak’ yang menyertai penerapan teknologi baru atau canggih dalam organisasi.
Laporan tersebut mendefinisikan hal ini sebagai “beban berulang yang tertanam dalam model perangkat lunak perusahaan yang menghabiskan kapasitas, mengalihkan talenta, menyia-nyiakan aset kerja, dan menambah biaya dan risiko yang sulit ditolak oleh organisasi”.
Artinya, meskipun organisasi menerapkan strategi perangkat lunak perusahaan yang ambisius sebagai cara untuk menjadi lebih efisien, banyak perusahaan yang membebankan biaya tersembunyi yang besar pada diri mereka sendiri.
Laporan Origina dan Thinkers50 menemukan bahwa perusahaan besar menghabiskan hampir 30 persen anggaran perangkat lunak mereka untuk peningkatan, migrasi, dan perubahan lisensi yang tidak akan mereka pilih secara aktif.
Yang mengejutkan, selama tiga tahun terakhir, 95 persen pemimpin TI yang berkontribusi menjelaskan bahwa organisasi mereka telah mendanai peningkatan berbasis vendor, yang mereka yakini pada saat itu akan berdampak negatif terhadap kinerja, keandalan, atau nilai bisnis. Lebih dari separuh (53 persen) telah melakukannya lebih dari satu kali.
Mengomentari laporan tersebut, Tomás O’Leary, CEO dan pendiri Origina serta salah satu penulis penelitian tersebut, mengatakan, “Ketika alternatif terhadap peningkatan yang tidak diinginkan adalah hilangnya dukungan pada sistem yang dijalankan oleh bisnis, mengatakan ya sering kali merupakan respons yang rasional.
“Itulah masalahnya. Pasar telah membuat beberapa pemimpin teknologi paling berpengalaman di dunia tidak punya banyak ruang untuk menolak dan biaya tersebut muncul dalam anggaran, waktu rekayasa, dan inovasi yang tidak pernah didanai. Kami ingin membuat biaya tersebut terlihat sehingga pelanggan dapat mulai mengambil kembali kendali atas biaya tersebut.”
Kerugian versus keuntungan
Beberapa perusahaan mungkin merasakan tekanan untuk ‘menyerah’ terhadap permintaan peningkatan yang berulang-ulang sebagai cara untuk mempertahankan sistem yang lebih baru – dan dampaknya dapat dirasakan oleh orang-orang yang paling sering menggunakan sistem tersebut.
Laporan tersebut menemukan bahwa 84 persen responden percaya bahwa profesional teknik senior menghabiskan banyak waktu untuk pembaruan yang didorong oleh vendor, dibandingkan menghabiskan waktu mereka untuk “menciptakan nilai baru”.
Lebih dari 90 persen telah membuang perangkat keras yang berfungsi dalam tiga tahun terakhir untuk memenuhi tenggat waktu dukungan vendor perangkat lunak, sehingga kehilangan rata-rata 1,65 tahun masa pakai perangkat keras.
“Para ekonom telah mempelajari masalah ini selama beberapa dekade. Begitu pelanggan melakukan investasi yang bersifat hubungan khusus, vendor memperoleh pengaruh yang tidak dapat diantisipasi sepenuhnya oleh kontrak mana pun,” kata Marshall Van Alstyne, profesor di Universitas Boston dan salah satu penulis laporan tersebut.
“Bagi CIO, pelajarannya sederhana – negosiasikan jalan keluar sebelum masuk. Anda tidak perlu meninggalkan vendor untuk mendapatkan keuntungan dari kemampuan tersebut.”
Lama versus baru
Laporan ini menyoroti sejumlah strategi yang dapat menjadi bagian integral dalam membangun kembali ekosistem di mana terdapat lebih banyak pilihan bagi para pemimpin perusahaan.
Pertama, penting untuk dipahami bahwa leverage terbesar yang Anda miliki ada sebelum penandatanganan kontrak. Sebelum melakukan apa pun secara hukum, selesaikan masalah di masa depan dan selesaikan persyaratannya.
Hal ini dapat mencakup konfirmasi bantuan migrasi dengan harga yang telah ditentukan; hak untuk menggunakan pemeliharaan perangkat lunak independen; pemberitahuan yang memadai tentang keputusan akhir dukungan dan hak untuk tetap menggunakan versi saat ini; batasan harga pembaruan dan perluasan; periode dukungan minimum; dan dilanjutkan, akses API yang terdokumentasi.
Kedua, bersiaplah untuk mengeluarkan lebih banyak uang lebih awal untuk membangun sistem yang lebih mudah dinavigasi seiring berjalannya waktu, atau bahkan ditinggalkan di kemudian hari, sesuai keinginan Anda sendiri.
Laporan tersebut mengatakan: “Investasi pada lapisan abstraksi, portabilitas data, API terstandarisasi, containerisasi, open source, standar terbuka, dan modularitas dapat menghasilkan peralihan di masa depan lebih mudah.”
Laporan tersebut juga merekomendasikan untuk mempertahankan alternatif – suatu sistem tidak harus digunakan sepanjang waktu untuk mempertahankan nilainya, dan memiliki dukungan pihak ketiga yang independen serta memastikan tim teknis memiliki kesadaran akan teknologi yang bersaing dapat membantu dalam jangka panjang.
Untuk mengembalikan keseimbangan, laporan tersebut menyatakan bahwa topik tersebut bertumpu pada prinsip dasar persaingan – kemampuan pelanggan untuk mengatakan tidak.
“Pelaksanaan pilihan tersebut dimulai dengan satu pertanyaan, yang ditanyakan pada setiap perubahan yang didorong oleh vendor sebelum penandatanganan: ‘Siapa yang diuntungkan?’”